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La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.
Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones.
Esta técnica a medida que pasa los años toma más posición en el mercado debido a que trae múltiples beneficios a la organización como lo son:
• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
• Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.
• Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
• Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.
EQUIPOS DE DIGITALIZACIÓN
Escáner
Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos, o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en una hoja de papel facilitando su introducción en la computadora convirtiéndolos en información binaria comprensible para ésta.
Tableta Digitalizadora
Es una tableta compacta generalmente de 127 x 102 mm que incorpora un lápiz sin cables. Las tabletas digitalizadoras convierten una serie de coordenadas espaciales en un código binario que se introduce en la computadora. Estas coordenadas serán manejadas posteriormente por programas de dibujo, ingeniería, etc.
Es un instrumento en forma de lápiz que por medio de un sistema óptico, ubicado en su extremo, permite la entrada de datos directamente a la pantalla. Para elaborar dibujos, basta con mover el lápiz frente a la pantalla y en ella va apareciendo una línea que describe dicho movimiento, igualmente se puede mover líneas de un sitio a otro, cuando se coloca el punto de la pluma en la pantalla y se presiona un botón, un dispositivo siente dentro de la pluma activada. Transmite a la memoria de la computadora el sitio de la luz en la pantalla. También sirve para señalar ítems de los menús al igual que el mouse.
Cámaras Digitales
Una cámara digital permite tomar fotos que se pueden visualizar e imprimir utilizando una computadora.
La mayoría incluyen una pantalla tipo visualizador de cristal líquido (LCD), que puede utilizar para tener una vista preliminar y visualizar la fotografía.
Incluyen un cable que permite conectar la cámara a un puerto. Permitiendo transferir las fotografías.
MICROFILMACION
VENTAJAS
• En condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes pueden durar 100 años o más sin que se altere su composición física y química.
• Es un medio rápido y práctico para la localización de información
• Ahorro de espacios
• Genera procesos de selección y eliminación, lo cual disminuye el peso en las estructuras y locales de archivo
EQUIPOS
MICROFILMADORA PLANETARIAS: En este tipo de cámara, tanto la película como el documento que están microfilmados permanecen quietos en el momento de la exposición. El equipo consiste en una mesa de trabajo, un sistema de iluminación externa, una cámara o unidad de película montada en una columna vertical y un sistema de control eléctrico o electrónico. La principal característica de los equipos planetarios es que producen una calidad de imagen fotográfica superior a la de los rotativos.
Microfilmadora Paso a Paso: La microfilmadora paso a paso es un tipo de microfilmadora planetaria que utiliza película de microfilm de 105 mm. En forma de rollo u hoja. Se utiliza para producir microfichas. (La microficha es una hoja de microfilm que contiene varias imágenes posicionadas en una cuadrícula). La microfilmadora expone un fotograma (pequeña parte) del microfilm de 105 mm, por cada imagen.
NORMATIVIDAD
DECRETO 2527 DE 1950:”Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.
Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.”
DECRETO 3354 DE 1954: Por el cual se modifica el artículo del decreto 2527 de 1950.
DECRETO 2620 DE 1993: “Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.”
Finalmente se puede decir que estas dos técnicas han mejorado mucho el orden en los archivos y ha permito conservar documentos de valor histórico para evitar su deterioro son dos técnicas que van de la mano, y que hoy en día en los archivos se consideran de alta tecnología, aunque algunos equipos son costosos, después de tenerlos los costos en la empresa será reducido.
En mi opinión es uno de los mejores avances tecnológicos que ha podido existir, ya que permiten un mejor orden en los archivos y menos riesgo de que estos se puedan perder.
